Кінцевий посібник з управління цифровими ресурсами WordPress

Кінцевий посібник з управління цифровими ресурсами WordPress

Digital Asset Management – це систематизована організація всіх ваших цифрових активів у централізованому місці. Що ви запитуєте “цифрові активи”? Ну, вони включають усі ваші медіа-файли, такі як фотографії, відео, документи, вектори, файли Photoshop, аудіоактиви тощо. Якщо ви програміст, подумайте про управління цифровими активами як “git” для маркетологів..


Якщо вам цікаво, навіщо потрібна система управління цифровими активами в епоху Dropbox і Google Drive, і коли WordPress пропонує власне управління зображеннями та прості налаштування медіа-менеджера, дозвольте мені розповісти історію.

Contents

Казка про продуктивність

Наша історія починається з великого технологічного журналу, який щодня випускає сотні публікацій, включаючи публікації в блогах, історії Instagram, відео, фотографії, твіти, знімки та багато іншого. Їх змістовна команда велика та різноманітна. Можливо, навіть поширюється на кілька офісів.

Сем, нещодавно найнятий письменник-технолог, працює над статтею, названою “The Стан хмарних обчислень у 2017 році. Як ми всі знаємо, внутрішнє посилання – це хороша практика, незалежно від розміру блогу. Як і будь-який хороший цифровий журналіст, Сем перевіряє, чи раніше команда підготувала інфографіку про хмарні обчислення – те, що він міг би використати у своїй статті. Колега впевнено повідомив йому, що дійсно була така інфографіка, підготовлена ​​всього кілька місяців тому. І що це було десь у папці Dropbox їхньої компанії.

Після 27 хвилин широкого пошуку по всіх папках, де була інфографіка повинен був бути, Сем знаходить файл PSD інфографіки. Але це не правильна версія – через те, що його називали “для перегляду”. Ще 12 хвилин пошуку, і Сем нарешті вирішує переглянути опубліковану статтю від Google та завантажити інфографіку. Але на жаль! Ця інфографіка потребувала декількох змін. Сем неохоче відкриває Photoshop, молячись, що він все ще пам’ятає ази.

Чому ми говоримо про Сема?

Сем витратив три чверті години (це майже два з половиною епізоди Теорії великого вибуху), намагаючись знайти потрібну версію інфографіки. Цього разу можна було використати щось чимось більш продуктивне – наприклад, – я не знаю – працюю над статтею? Ми дійсно не знаємо, чи закінчив цей день статтю Сем.

Але ви, напевно, вам цікаво, який сенс цієї історії? У будь-якій організації управління цифровими активами – це вирішальне значення компонент продуктивності. Коли працівник витрачає майже годину на пошук файлів, які повинен були доступні, це витрачений витрачений час. Компанія втрачає гроші.

Для тих із вас, хто збирається закрити вікно (або натиснути кнопку додому), попросіть мене деякий час. Я маю для вас кілька приємних статистичних даних. Навіть якщо вам не подобається решта статті, лише статистичних даних повинно бути достатньо для тих розмов про охолодження на роботі.

Цікава статистика управління цифровими активами

Відсутність систематичного впровадження цифрового управління активами у великих організаціях спричинює величезні втрати продуктивності. Що опосередковано дорівнює втраті грошей.

Хоча система цифрового управління активами не призначена всі, Ось кілька досліджень, які показують, наскільки важливим може бути управління цифровими активами у великій організації.

Час, витрачений на пошук документів

2012 рік дослідження IDC запропонував людям витрачати більше 9 годин на тиждень у “Подання та упорядкування документів” і “Пошук документів”.

Час, витрачений на управління документами: опитування 840 інформаційних працівників, рівномірно розподілених по США, Великобританії, Франції, Німеччині, Австралії та Японії. Джерело: Опитування інформаційних працівників IDC, 2012.

Коефіцієнт успішності пошуку медіафайлів

Фірма з дослідження ринку GISTICS виявила, що 62% маркетингових та творчих професіоналів витрачають від 1 до 6 годин на тиждень, керуючи файлами. Крім того, GISTICS встановив, що пересічний креативний чоловік шукає засоби масової інформації 83 рази на тиждень, і не може знайти його 35% часу, коли немає управління цифровими активами..

Рішення: Вони підрахували, що система цифрового управління активами допоможе скоротити кількість часу на пошук активів більш ніж на 85%, а частота невдалого пошуку засобів масової інформації впаде до 5%.

За даними дослідження GISTICS, система управління цифровими активами допоможе скоротити кількість часу на пошук активів більш ніж на 85%!

ROI система управління цифровими активами

Група Aberdeen виявила, що компанії “кращих у своєму класі” у широкому спектрі галузей вдвічі частіше використовують систему управління цифровими активами для маркетингових функцій, ніж середня компанія у відповідній галузі. Ці ж “найкращі в класі” компанії повідомили про скорочення часу на ринок на 23% за рік та 18% збільшення середньої віддачі від маркетингових інвестицій. На запитання «Як інвестиції в управління цифровими активами вплинули на ефективність роботи?», 69% повідомили про скорочення часу циклу створення активів, 40% сказали, що витрачають менше часу на передачу файлів, а 63% вказали, що комісійні внески знижуються..

Джерело: Йен Майклс, «Посібник з маркетингу щодо обґрунтування інвестицій в управління цифровими активами, звіт про дослідження групи Aberdeen

У великих організаціях система цифрового управління активами, як правило, скорочує час виходу на ринок на 23% і збільшує середню рентабельність інвестицій на 18%.

Коефіцієнт прийняття системи управління цифровими активами

Щоб завершити це, Frost & Sullivan говорить про це, «Оскільки компанії додають більше багатих цифрових носіїв до своєї торгової стратегії, розміри файлів вибухають. Зацікавлені учасники цих активів багато разів географічно розповсюджуються, але все ж потрібно легко отримувати доступ до одних і тих же активів та співпрацювати з них. Завдяки інтеграції із сторонніми системами, що використовують веб-сервіси та забезпечують умовний контроль доступу, тепер системи цифрового управління активами стали ідеальною платформою для забезпечення такої співпраці у безперебійному робочому процесі “.

Крім того, вони прогнозують, що очікується, що ринок цифрового управління активами зросте зі складними річними темпами зростання на рівні понад 30% та досягне надходжень у понад мільярд доларів до 2013 року.

Джерело: Мукул Кришна, “Реалізація ціннісних пропозицій прийнятих рішень щодо управління цифровими активами”, 2009 р. Та “Світовий ринок управління цифровими активами, 2010 р.

Для чого потрібна система управління цифровими активами?

Читачі, які працюють у типових корпоративних середовищах, стикалися б хоча б з одним із пунктів, зазначених нижче. Люди в творчих та маркетингових відділах погодилися б на більшість із них. Попросити відрізнятися? Залиште свої думки в розділі коментарів!

1. Збереження актуальних файлів: Ви витратите величезну кількість часу, підтримуючи сучасні версії цифрових ресурсів. Ця проблема посилюється експоненціально, з розміром команди.

Хоча багато SMB віддають перевагу Dropbox (завдяки своїй популярності та низькій вартості), працівники не регулярно зберігають свою роботу в Dropbox. Отже, команда закінчує використання застарілих або неправильних версій файлів.

2. Обмін файлами та папками: Хоча я люблю використовувати Dropbox, але деякі функції контролю доступу користувачів Dropbox поки що не мають. Ви можете поділитися папкою папки, якою ви вже ділилися. Хоча робота моєї команди зберігається в головній папці, я не можу поділитися підпапками з фрілансером, якому потрібні книги про бренди та цифрові файли активів. Плюс до цього, стає по-справжньому громіздким індивідуальний розподіл / оновлення дозволу для кожного користувача.

Рішення: Для цього побудована система цифрового управління активами. Ви можете створити декілька рівнів доступу для різних користувачів, будь то старший керівник проекту, розробник контракту або незалежний дизайнер. Координація з декількома агенціями стає набагато простішою за допомогою централізованого управління активами, кількох ролей користувачів та детальних дозволів.

3. Дистанційні команди: В організаціях, що мають декілька офісів, координація між віддаленою командою – це біль і передбачає величезну кількість накладних витрат. Без системи цифрового управління активами (або плагінів управління проектами) немає жодного централізованого місця, де зберігаються всі цифрові активи. Це також призводить до проблем контролю версій, і маркетологи цього не розуміють git.

Впровадження системи цифрового управління активами – це благо для віддалених та децентралізованих команд завдяки централізованому управлінню активами.

4. Вартість: Хоча впровадження системи цифрового управління активами спочатку дороге, вартість часто вирівнюється, коли додається велика кількість користувачів. У типовому хмарному рішенні для зберігання даних, такому як Dropbox, річна вартість може бути вище, ніж у системі Digital Asset Management, оскільки кількість користувачів зростає. Ми навіть не згадували, скільки часу та грошей ви заощадили на витратах на продуктивність!

Управління цифровими активами 101

Тепер, коли ми висвітлювали чому може знадобитися система управління цифровими активами, давайте погрузимось у типи цифрових систем управління активами.

Типи рішень для управління цифровими активами

Система управління цифровими активами може бути впроваджена в організації трьома способами. Відмінним фактором є приміщення системи цифрового управління активами. Іншими словами, Розташування програмного забезпечення Digital Asset Management, а також місцезнаходження фактичних цифрових активів є вирішальними факторами.

Рішення щодо управління цифровими активами SaaS

Також відоме як рішення Digital Asset Management, що пропонується в класичній платформі «Програмне забезпечення як послуга», це, як правило, найпростіша форма розгортання системи управління цифровими активами..

Ви сплачуєте щомісячну плату в обмін на використання програмного забезпечення. Ви завантажуєте та керуєте своїми ресурсами через веб-інтерфейс або мобільний додаток. Усі ваші цифрові активи надійно зберігаються у хмарі. Пропускна здатність постачається та управляється компанією SaaS разом із технічним обслуговуванням, покращенням безпеки та контролем доступу користувачів.

Файли вашої організації фактично зберігаються в загальнодоступному (або гібридному) хмарі поза брандмауерами організації. Вартість впровадження рішення SaaS Digital Asset Management є низькою і зазвичай є найшвидшою для розгортання..

Постійне рішення цифрового управління активами

Подумайте про розгорнуте програмне забезпечення на рівні підприємства раніше хмарна ера. Програмне забезпечення буде встановлено вручну на сервери компанії, і оплата буде здійснюватися одноразово за допомогою оновлень програмного забезпечення / безпеки та щорічних контрактів на обслуговування.

Це може бути приклад наземної системи цифрового управління активами. Цифрові активи є ні залишити сервери компанії. Як правило, вони використовуються організаціями з цінними медіа-активами, такими як фотографії, відео, аудіо тощо..

Рішення гібридного цифрового управління активами

Ми живемо у часі, які вважаються золотими роками для стартапів та SMB. Ось хитра частина – більшість підприємств вважають за краще зберігати суворий контроль над своїми даними, завжди залишаючись за їхнім брандмауером. Що робити, якщо SMB та стартапи потребують рішення Digital Asset Management, але не можуть дозволити собі задовольнити вартість розгортання приміщення.?

Простий. Ви будуєте для них рішення гібридного цифрового управління активами!

Розглянемо наступний приклад:

Подумайте про популярну журнальну компанію. Журнал Elle? добре!

Журнал Elle має фотосесії, які можна класифікувати за двома широкими категоріями.

  • Перша категорія – дуже конфіденційні фотосесії, які не випустяться протягом 6 місяців.
  • Категорія друга – Фотосесії, опубліковані в попередніх випусках журналу.

Найкраще зацікавити журнал Elle було б зберігати фотосесії під категорією 1 на своїх серверах за фірмовим брандмауером, ні дозволяють зберігати їх у загальнодоступній хмарі.

Фотосесії другої категорії вже оприлюднені. Таким чином, вони можуть зберігатися в публічній хмарі за межами брандмауера компанії. Це також було б вигідно, оскільки це врятувало б ІТ-команду журналу Elle від управління пропускною здатністю та проблемами безпеки..

Тепер, гібридне рішення цифрового управління активами – це комбінація приміщення і хмарне розгортання. Приватні файли зберігаються та отримують доступ до них у процесі локального розгортання, а загальнодоступні файли зберігаються у хмарі, щоб побачити весь світ.

Іншими словами, журнал Elle може зберігати свої невидані фотосесії у приміщенні, а публічні – у хмарному розгортанні. Гібридне управління цифровими активами об’єднує найкращі з двох світів. Простіше кажучи, це може допомогти багатьом компаніям підтримувати свої стандарти безпеки та дозволити доступ до публічної інформації з джерела, оптимізованого для доступу..

Тегування ресурсів та управління метаданими

Однією з основних цілей системи цифрового управління активами є організація та управління медіаресурсами організації, в якій вона розміщена. Існують різні способи досягнення цього. Деякі системи цифрового управління активами можуть використовувати просту систематику для організації інформації. У той час як інші можуть використовувати сучасне машинне навчання та штучний інтелект, щоб зрозуміти зміст зображень та відзначити / класифікувати їх без втручання людини. У наступних параграфах ми розглянемо деякі основні способи, якими система управління цифровими активами управляє ресурсами, як-от цифрові активи.

Таксономія

Що таке систематика? Ну, це не що інше, як класифікація даних. Основний рівень таксономії міг би бути тип файлу. Ресурс може мати декілька типів файлів, включаючи зображення, відео, PDF-файли, аудіофайли тощо. Зображення можна додатково класифікувати у форматі: png, ai, eps, jpg тощо.

Інший тип таксономії міг бути видимість (державний / приватний). Файли, яким дозволено бачити в загальнодоступній мережі, можна віднести до загальнодоступних. А ті, які мають бути заблоковані за брандмауерами компанії, можна віднести до категорії приватних.

Система цифрового управління активами може використовувати прості таксономії, такі як багаторівневі категорії та теги для організації існуючих медіаресурсів. Це означає, що ви можете швидко знайти потрібні файли, просто перевіривши визначені категорії.

Управління метаданими

Простіше кажучи, метадані – це дані про дані. Придумайте інформацію EXIF ​​зображення. Такі деталі, як дані / час фотографування, координати GPS, інформація ISO тощо, складаються з метаданих фотографування фотографії. Так само для файлу PDF типові метадані можуть містити автора, теги, категорії, дату публікації тощо.

Система цифрового управління активами здатна читати ці метадані та шукати та фільтрувати результати пошуку на основі вашого запиту.

Початок роботи з управлінням цифровими активами для WordPress

WordPress пропонує дуже базову форму рішення щодо управління цифровими активами. І він доступний у кожній установці WordPress – навіть у порожній. Чи можете ви здогадатися, що це??

Це правильно – це не що інше, як медіатека WordPress. Ви можете завантажувати фотографії, відео, PDF-файли, документи, стислі архіви, а що ні – все з медіатеки WordPress.

Однак якщо ви хочете каталогізувати всю свою інформацію в єдиному доступному джерелі – вам потрібна система управління цифровими активами. Завдяки рішенню Digital Asset Management, інтегрованому в WordPress, ви можете класифікувати, поділитися та керувати всіма своїми активами – починаючи прямо із знімків екрана, зроблених у 2005 році, до останніх PDF-файлів у 2017 році.

Ми зібрали список найкращих плагінів цифрового управління активами для WordPress, які допоможуть вам почати роботу за короткий час.

Розширена медіатека – Додайте таксономії до медіатеки WordPress

розширений плагін мультимедійної бібліотеки для WordPress для управління цифровими активами

Почнемо з того, щоб оновити медіатеку WordPress за замовчуванням з додатковими повноваженнями. За допомогою розширеної медіатеки ви можете класифікувати свої скріншоти, фотографії, PDF-файли та інші файли, додавши кілька таксономій.

Ви також можете фільтрувати свої медіа-файли на основі різних параметрів та сортувати їх у різних порядках – усі вони створені для того, щоб допомогти вам знайти та упорядкувати медіа-файли найефективнішим можливим способом.

Типовим прикладом може бути організація ваших фотографій у наступних категоріях.

  • Скріншоти
  • Обкладинка фотографій
  • Цитати
  • Образи героїв (різних товарів)

Якщо ви навіть хочете класифікувати глибше, вищезгадану таксономію можна додатково модернізувати до:

  • Скріншоти
    • Теми
    • Плагіни
    • FAQ
    • Підручники
  • Обкладинка фотографій
    • Повідомлення в блозі
    • Тематичні сторінки
    • Сторінки плагінів
  • Цитати
    • Подільні числа
    • Думали лідери
  • Образи героїв
    • Плагіни
    • Статті розділи-перерви

Розширена медіатека – це гарний початок для людей, які прагнуть покращити свою медіатеку за допомогою наявних ресурсів WordPress.

Категорії медіа-бібліотеки Преміум

Інформація та DownloadView Демо

Якщо ви хочете лише додати категорії до своєї медіатеки, ви можете розглянути плагін Media Library Categories Premium, який робить саме це.

За допомогою масових дій ви можете швидко класифікувати свою бібліотеку за попередньо визначеною систематикою. Якщо ви не впевнені у своїй структурі таксономії, можете почати з бази (наприклад, описаної в попередньому описі плагіна) та імпровізувати її. Потім ви починаєте застосовувати категорії до визначеної систематики. Натрапивши на зображення чи PDF, які не входять у визначені раніше категорії, продовжуйте створювати новий запис!

Папки медіатеки від MaxFoundry

Медіатека плюс папки Безкоштовний плагін

Папки “Медіатека” дозволяють створювати багаторівневі папки у вашій медіатеці WordPress. За допомогою інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу перетягування ви можете переміщати свої медіа-файли навколо з мінімальною суєтою. Ви також можете переміщати папки та впорядковувати їх за категоріями для легшого управління.

Плагін Media Folder Folders пропонує наступні чудові функції, крім можливості налаштування.

  • Інтерфейс файлів перетягування та перетягування, що дозволяє швидко виконати роботу.
  • Можливість сортувати та фільтрувати файли та папки, щоб допомогти вам швидше шукати.
  • Переконайтесь, що файли та папки готові до завантаження SEO, додавши атрибути ALT та Title.
  • Можливість імпорту, переміщення чи копіювання існуючих файлів і папок у нові папки.

Крім того, папки Media Media також інтегруються з популярними сторонніми плагінами, такими як WooCommerce, NextGEN, Advanced Custom Fields та багато іншого.

Це лише декілька плагінів, які, на наш погляд, є хорошим вибором, щоб почати з рішення Digital Asset Management в WordPress. Детальний список див. У цій статті плагіни медіа-файлів Нік з Torque.

Далі ми розповімо про два плагіни, які допоможуть вам зробити наступний крок до управління цифровими активами. Ці плагіни – це насправді не плагіни, а повноцінні рішення цифрового управління активами.

Торгова марка

Brandfolder – це рішення SaaS Digital Asset Management, яке полюбляють одні з найкращих компаній світу, включаючи Slack, Shazam, Under Armor та багато інших. Це робить управління активами вашого бренду шматочком пирога. І, чесно кажучи, користувальницький інтерфейс, мабуть то найкраще, з чим я стикався в рішенні Digital Asset Management.

Такі рішення, як Brandfolder, корисні великим організаціям, яким потрібно підтримувати узгодженість бренду в декількох вертикалях і продуктах.

На жаль, пряме ціноутворення недоступне. Тому, хоча плагін для інтеграції його з вашим веб-сайтом WordPress безкоштовний, обліковий запис Brandfolder не обов’язково недорогий. Однак це чудовий ресурс, щоб дізнатися все про управління цифровими активами та бути в курсі останніх в галузі цифрового управління активами.

Phraseanet – рішення з відкритим кодом для управління цифровими активами

Ще одне рішення з управлінням цифровими активами з відкритим кодом називається Phraseanet. Спочатку потрібно завантажити та встановити програмне забезпечення на іншому сервері. Якщо ви використовуєте WordPress на спільному сервері хостингу з cPanel, швидше за все, ви зможете його швидко встановити. Рекомендую звернутися до підручника для встановлення Phraseanet.

Закінчивши, ви можете завантажити та встановити плагін Phraseanet WordPress та почати додавати зображення та інші медіа-файли до своїх публікацій із спеціального рішення Digital Asset Management..

Для тих із вас, хто прочитав Управління цифровими активами 101 Розділ, Phraseanet можна розгорнути як локальне рішення щодо управління цифровими активами.

Висновок: Переваги використання системи управління цифровими активами

Перевага номер один рішення Digital Asset Management – це його здатність підвищувати продуктивність в організації. Це означає менший час пошуку останньої версії файлу та більше виконання фактичної роботи. Рішення Digital Asset Management також дає вам централізований контроль – місце, де ви можете оновити (завантажити) файл один раз, а потім просто забути про нього. Будь-які зміни, внесені у файл, відображатимуться всюди, включаючи загальнодоступні файли.

Мої друзі з інженерної команди говорять про git та контроль версій та CVS, а що ні. Чесно кажучи, мене це замислюється – чому маркетологи не повинні мати рішення, подібне до git чи CVS, підібране для них? Це рішення Digital Asset Management!

Уявіть собі, наскільки продуктивними ви були, якби ви могли просто увійти на свою робочу станцію (ноутбук, робочий стіл, iPhone – все, що летить) – і безпосередньо почати працювати над останнім проектом? Співпраця стає без зусиль.

Чи може рішення Digital Asset Management вирішити проблему самостійно?

Я завжди використовую Документи Google для своєї роботи. І я дотримуюся суворої системи імен файлів. Релігійно. Я вважаю, що загальну продуктивність команди можна масово підвищити, якщо ми встановлюємо та дотримуємось певних основних правил. Наприклад, ви знаєте, як ми повинні чистити зуби перед сном? Скільки нас насправді це робить? Тут той самий випадок.

Ви повинні зберегти свою роботу. Не на вашому “Мої документи” або “Робочі файли” чи на робочому столі “хорошого”. Але в правильно папку. Цю папку здебільшого вам призначить ІТ-команда.

Все, що вам потрібно зробити – це зробити додатковий крок (дійсно останній крок) і зберегти свою роботу у правильній папці. Одного лише цього було б достатньо для підвищення продуктивності вашої та вашої команди. Це також покращило б довгострокову маркетингову рентабельність рішення цифрового управління активами.

Які ваші думки щодо системи цифрового управління активами? Чи варто того? Повідомте нас у коментарі нижче.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map